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Título
Text copied to clipboard!Asistente de Dirección
Descripción
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Estamos buscando un Asistente de Dirección altamente organizado, proactivo y orientado al detalle para brindar apoyo integral a la dirección y contribuir al funcionamiento eficiente de la organización. Esta posición es fundamental para asegurar una gestión administrativa fluida, una comunicación efectiva entre departamentos y una correcta coordinación de agendas, reuniones, documentos y prioridades estratégicas. La persona seleccionada actuará como un punto de enlace confiable entre la dirección, los equipos internos, clientes, proveedores y otras partes interesadas, manteniendo siempre un alto nivel de confidencialidad, profesionalismo y criterio.
El Asistente de Dirección será responsable de gestionar calendarios complejos, organizar reuniones presenciales y virtuales, preparar actas, coordinar viajes, elaborar informes y dar seguimiento a tareas clave derivadas de decisiones ejecutivas. También apoyará en la preparación de presentaciones, correspondencia, reportes y documentación administrativa, asegurando precisión, claridad y cumplimiento de plazos. Además, colaborará en la priorización de actividades, la organización de eventos corporativos y la mejora continua de procesos administrativos que faciliten la toma de decisiones de la dirección.
Buscamos una persona con excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, capacidad para trabajar bajo presión y talento para anticiparse a las necesidades del equipo directivo. El candidato ideal debe demostrar dominio de herramientas ofimáticas, capacidad para manejar información sensible y una actitud resolutiva frente a imprevistos. Será importante contar con habilidades interpersonales sólidas, ya que este puesto requiere interactuar con distintos niveles jerárquicos y representar a la dirección con cortesía, eficiencia y discreción.
Entre las funciones habituales se incluyen la gestión documental, el control de archivos físicos y digitales, la coordinación logística de reuniones y eventos, el seguimiento de presupuestos administrativos y el apoyo en proyectos especiales. Asimismo, esta posición puede participar en la recopilación de datos, preparación de indicadores y supervisión de tareas administrativas para garantizar que los objetivos operativos se cumplan de manera ordenada y oportuna.
Esta oportunidad es ideal para una persona que disfrute trabajar en entornos dinámicos, con múltiples prioridades y alto nivel de interacción. Valoramos especialmente la capacidad de organización, la autonomía, la adaptabilidad y el compromiso con la excelencia. Si te motiva apoyar a líderes, optimizar procesos y contribuir al éxito general de la empresa desde una función estratégica y administrativa, esta posición puede representar un importante paso en tu desarrollo profesional.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Gestionar la agenda de la dirección y coordinar reuniones internas y externas.
- Preparar informes, presentaciones, actas y documentación ejecutiva.
- Organizar viajes, reservas, itinerarios y logística asociada.
- Atender comunicaciones y canalizar solicitudes con criterio y confidencialidad.
- Dar seguimiento a tareas, compromisos y plazos definidos por la dirección.
- Mantener archivos físicos y digitales actualizados y correctamente organizados.
- Coordinar eventos corporativos, visitas y reuniones estratégicas.
- Apoyar en la mejora de procesos administrativos y operativos.
- Supervisar el flujo de documentación y correspondencia oficial.
- Colaborar con diferentes departamentos para asegurar una comunicación eficiente.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Experiencia previa en asistencia ejecutiva, administrativa o de dirección.
- Excelente capacidad de organización y gestión del tiempo.
- Habilidades avanzadas de comunicación oral y escrita en español.
- Dominio de herramientas ofimáticas como Word, Excel, PowerPoint y correo electrónico.
- Capacidad para manejar información confidencial con absoluta discreción.
- Habilidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples prioridades.
- Actitud proactiva, resolutiva y orientada al servicio.
- Formación técnica o universitaria en administración, secretariado o áreas afines.
- Capacidad para coordinar agendas complejas y actividades simultáneas.
- Buenas habilidades interpersonales y trato profesional.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuánta experiencia tienes apoyando a directivos o gerencia?
- ¿Has gestionado agendas complejas y reuniones de alto nivel?
- ¿Qué herramientas ofimáticas utilizas con mayor dominio?
- ¿Cómo manejas información confidencial en tu trabajo diario?
- ¿Puedes describir una situación en la que resolviste un imprevisto importante?
- ¿Tienes experiencia coordinando viajes, eventos o logística ejecutiva?
- ¿Cómo priorizas tareas cuando recibes múltiples solicitudes urgentes?
- ¿Qué te motiva a trabajar como Asistente de Dirección?
